Der Kurs „Arbeits- und Organisationspsychologie“ bietet einen Überblick über das breite Spektrum dieses Themenfeldes. Von der ursprünglichen Entstehung über aktuelle Entwicklungen bis hin zu zukünftigen Trends werden viele Themen angeschnitten und laden ein, sich tiefer mit dem einen oder anderen Gebiet zu beschäftigen. Mich begeistert seit einigen Jahren das Thema Wissensmanagement und ich habe es deshalb auch für diesen Blog-Beitrag ausgewählt. Im Kurs wird das Thema als Teilbereich einer lernenden Organisation genannt. In den folgenden Zeilen gebe ich gerne einen Überblick darüber, was wir im Unternehmenskontext unter Wissensmanagement verstehen und welche Faktoren aus meiner Erfahrung in der Praxis für ein erfolgreiches Einführen und Leben von Wissensmanagement im Unternehmen wichtig sind.

Was ist Wissensmanagement und warum macht es Sinn sich als Organisation damit zu beschäftigen?

Wissensmanagement ist ein schon seit vielen Jahren bestehendes Thema, dessen Wert nach wie vor in dem meisten Unternehmen unterschätzt wird. Dabei ist ein strukturierter Umgang mit Wissen nicht nur ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, sondern hat auch großen Einfluss auf die Motivation und Zufrieden von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.

Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement (z.B. Beerheide/ Katenkamp 2011).

Umgelegt auf ein Unternehmen bedeutet das, dass Wissen identifiziert, bewusst gesteuert und dadurch nutzbar gemacht wird. Jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin soll jederzeit auf das Wissen
zugreifen können, welches er oder sie benötigt, um die Arbeit zu erledigen. Ein gelebtes Wissensmanagement bedeutet auch, dass es eine gemeinsame Basis für Entscheidungen gibt. Alle greifen auf denselben Stand zu und können so fundierte Entscheidungen treffen.

Beginnt man damit, sich über das Wissen einer Organisation Gedanken zu machen, können folgende Fragen helfen:

• Welches Wissen benötigen wir, um unsere Arbeit zu machen?
• Welches Wissen wird zukünftig benötigt?
• Wer weiß eigentlich was in unserer Organisation?
• Wie ist unser Wissen verfügbar? Steckt alles in den Köpfen der Mitarbeiter/innen oder gibt es bereits einen Ansatz, welcher Wissen personenunabhängig verfügbar macht?
• Welche Einstellung haben unsere Eigentümer und Führungskräfte zum Umgang mit Wissen? Herrscht eine Kultur, in der Wissen als gemeinsamer Wert gesehen wird oder wird Wissen als
  Machtinstrument genutzt und gegenüber bestimmten Gruppen gezielt zurück gehalten?

Erfolgsfaktoren für Wissensmanagement

Es gibt viele Faktoren, die über den Erfolg von Wissensmanagement entscheiden. Neben gutem Projektmanagement und richtigen Werkzeugen ist der größte Hebel aber, wie bei vielen Themen, die eine Veränderung verlangen, der Faktor Mensch.

Unternehmenskultur und Kommunikation

Damit Wissensmanagement nachhaltig in einem Unternehmen gelebt wird und die Vorteile voll ausgeschöpft werden können, muss das Thema als fester Bestandteil in die Unternehmenskultur
aufgenommen und kommuniziert werden. Wie bei jedem Chance Prozess geschieht das nicht von heute auf morgen und auch die bloße Einführung einer neuen Software mit der Wissen gespeichert und verteilt werden kann, ist nicht genug. Es muss für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klar sein, dass die Geschäftsführung hinter dem Thema steht und es auch langfristig ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags sein wird.

Auswahl der richtigen Werkzeuge

Um Wissensmanagement im Alltag zu leben brauchen wir Werkzeuge. Ein Werkzeug hilft uns folgende Fragen zu lösen: Wie wird Wissen sichtbar gemacht? Wo wird Wissen gespeichert? Wie wird es verteilt? Es muss für alle im Unternehmen klar sein, wie und wo er/sie seine/ihre Erfahrungen festhalten soll. Ein standardisiertes Vorgehen und gute Schulung am Beginn der Einführung von Wissensmanagement zahlt sich langfristig aus.

Tipps zur Auswahl der Software: Am Markt gibt es zahlreiche Kollaboration Tools und viele werben damit auch Wissensmanagement abzudecken. Aus meiner Erfahrung sind aber viele Mitarbeiter/innen mit großen, neuen Tools überfordert, wenn diese zu viele Funktionen bieten, die gar nicht oder nur sehr selten benötigt werden. Je einfacher und pragmatischer, desto höher ist die Akzeptanz bei den Mitarbeiter/innen.

Wissen muss mit dem Menschen verbunden sein

Wissen lässt sich konkret nur sehr schwer vom Menschen trennen. Nicht alles lässt sich in schriftlicher Form festhalten und weitergeben. Auch ist die motivierende Komponente nicht außer
Acht zu lassen. Ich mache mich mit meinem Wissen sichtbar und werde von Führungskräften und Kolleg/innen dafür als Experte, als Expertin wahrgenommen. Die klare Zuständigkeit sichert auch Richtigkeit der Inhalte und Aktualität.

Führungsaufgabe und Vorbildfunktion

Identifizieren von Wissensträgern, das aktive Auffordern sein Wissen sichtbar zu machen und das Thema immer wieder im Alltag einzubinden sind entscheidende Aufgabe von Geschäftsführung und Führungskräften. Gute Führungskräfte verstehen Wissensmanagement als Teil der Mitarbeiterführung und -Motivation.