Nicht nur im Daily Business, sondern auch für private und berufliche Projekte ist Selbstorganisation von enormer Wichtigkeit. Gut selbst organisieren kann man sich, wenn man über das Fachwissen des Projekt- und Zeitmanagements verfügt. Ist im Grunde nichts Neues, nichts was man bis dato nicht gehört oder erfahren hätte, aber die Frage aller Fragen, wie organisiere ich mich am besten selbst? Wir gestalte ich meinen beruflichen sowie auch privaten Alltag optimal, sodass man nicht das Gefühl erhält, ständig im Chaos festzustecken und die Kontrolle über eigene Aufgaben zu verlieren. Chaos mag zwar kreativ sein, aber zu viel davon kann auch behindern und frustrieren.
Wie kann man sich einen Überblick über die wichtigsten To-Dos verschaffen und behalten? Und wie kann ich die alltäglichen Aufgaben, Verpflichtungen stressfrei bewältigen sowie Arbeitsaufgaben effizient bearbeiten.

Ich war überzeugt, über einen Wissensvorsprung zu verfügen, als ich mit dem Kurs Projekt & Zeitmanagement begonnen habe. Es fehlte mir jedoch an den richtigen zu praktizierenden Techniken, Projektplanungstools und Projektmanagementhoden.

Insbesondere hat mich ein Thema gefesselt, mit dem ich mich gern auseinandergesetzt habe und mittlerweile es in meinem Job gut anwenden kann. Zugegeben ist es nicht gerade leicht, für einen Menschen wir mich, der ohnehin nicht leicht etwas aus der Hand gibt. Darüber hinaus die Einstellung alles so perfekt wie nur möglich zu erledigen und nichts von halben Sachen hält. So stand ich in letzter Zeit öfters vor der Herausforderung, Sachen abzugeben, zu delegieren bzw. gar nicht zu erledigen, sofern sie mir nicht dringend und nicht wichtig erschienen.

Auf die Aufgaben die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert werden, möchte ich in diesem Beitrag näher behandeln.

 

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Im Zeitmanagement spielt das Eisenhower-Prinzip eine besondere Rolle. Die Methode ist nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannt. Hier werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Bei der Eisenhower-Matrix werden die Aufgaben in wichtige, dringende, unwichtige und nicht dringende eingeteilt.

Um deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu sortieren, musst du dir ein Diagramm mit vier Feldern bzw. Quadranten vorstellen:

1. Wichtige und dringende Aufgaben: Zunächst solltest du wichtige und dringende Aufgabe lösen
2. Wichtige und nicht dringend: Dann folgen die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben
3. Unwichtige und dringende: Nun sind die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben, falls du letztere nicht delegieren kannst, an der Reihe
4. Unwichtige und nicht dringende: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollte jemand, der beispielsweise eine Managementposition innehat, delegieren oder komplett verwerfen

 

Eisenhower: Wichtigkeit schlägt Dringlichkeit

Beim Eisenhower-Prinzip ist somit die Wichtigkeit von Aufgaben bedeutsamer als Dringlichkeit! Wenn das Zeitlimit einer wichtigen Aufgabe noch in sehr weiter Ferne liegt, kannst du auch eine sehr dringende Aufgabe dazwischen schieben. Die Aufgaben können verschiedene zeitliche Umfänge haben.

Welche Aufgaben für besonders wichtig gehalten werden, muss jeder vorab selbst festlegen. Eine dringende und wichtige Aufgabe kann beispielweise die Reparatur eines abgestürztes Computerprogrammes sein. Wenn etwas unwichtig und nicht dringend ist, kannst du die Aufgabe delegieren.

Darüber hinaus hat Herr Hon.-Prof. Univ.-Doz. Mag. Dr. Claus Ebster die wichtigsten Punkte für eine optimale Planung und Organisation im Berufsalltag genannt und deutlich anhand von übersichtlichen Folienunterlagen dargestellt. Aus diesem Grund möchte ich euch die wichtigsten Tipps in diesem Blogbeitrag nicht vorenthalten, diese beziehe ich jedoch auf den gewöhnlichen persönlichen Privatalltag als zweifache alleinerziehende Mutter.

Wenn ich euer Interesse geweckt habe – dann bleibt noch ein wenig hier ;)

 

Wie organisiert man sich richtig im Privatalltag?

Tipp 1: Notiere alles, mache einen Plan!

Alle wichtigen To-Dos im Kopf zu behalten ist unmöglich. Das Aufschreiben aller anstehenden Aufgaben entlastet, auch bei gutem Erinnerungsvermögen, den Kopf und beugt etwaiger Überlastung vor. Deshalb gilt: Erstelle eine Liste mit allen Dingen, die anstehen. Ordne die To-dos nach Wichtigkeit und streiche die einzelnen Aufgaben, sobald diese erledigt sind – du wirst diesen Moment genießen, ich verspreche es dir!

Tipp 2: Automatisiere!

Alle Termine, an die ein Tool für mich denken kann, werden automatisiert. Die Einkaufsliste wird von einer Shopping-App festgehalten. So schaffe ich in meinem Kopf Platz für andere wichtigere Dinge.

Tipp 3: Halte deinen Plan ein!

Erledige beispielsweise alle Online-Überweisungen auf einmal oder führe alle Telefongespräche hintereinander. Das spart Zeit und Nerven

Tipp 4: Lerne NEIN zu sagen!

Nein zu sagen ist nicht leicht, aber unerlässlich um künftig nicht an chronischem Zeitmangel zu leiden. Das ist auch nicht egoistisch, sondern gesund! Jeder benötigt Zeit für sich und muss seine To-dos in einem realistischen Zeitrahmen erledigen können. Übertrage dabei auch Verantwortung auf andere, sei es im Büro oder im Privatleben.

Tipp 5: Organisiere dich, triff Entscheidungen!

Sich alle Optionen bis zum letzten Moment offen zu halten, kann schnell Desorganisation und damit Frustration schaffen. Versuche dich an kleinen Alltagsentscheidungen und du wirst merken, dass sich eine frühzeitige Entscheidungsfindung auf viele Dinge auswirkt. Du wirst deinen Alltag auf jeden Fall sicherer und selbstbewusster meistern, denn Organisieren benötigt Zeit und die hast du, wenn du dich davor schneller entscheidest.

Tipp 6: Miste aus, um neuen Raum in deinem Leben zu schaffen!

Dinge, die ich zwar schon lange nicht mehr benutzt habe, von denen ich mich aber unmöglich trennen kann, wandern erstmal in den Keller. Nach etwa einem Jahr mache ich dort noch einmal Tabularasa und meist finden sie dann spätestens zu diesem Zeitpunkt den Weg in andere Hände.

Tipp 7: Organisiere deine Altenteile neu!

Sobald du dich von allen entbehrlichen Dingen getrennt hast, ist es wichtig die verbliebenen Gegenstände neu zu ordnen und zu sortieren. Natürlich erfordern einige Gegenstände mehr Planung als andere und müssen außerdem auf deine persönlichen Anforderungen zugeschnitten sein.