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Blogbeitrag zum Kurs „Personal, Leadership und Management Kompetenzen“

In diesem Blogbeitrag möchte ich ein zentrales Thema aus dem Kurs von Frau Dr. Ulrike Meißner, das aber auch den gesamten Lehrgang „Projektmanagement“ begleitet inhaltlich genauer behandeln – das Zeitmanagement.

Unter dem Begriff „Zeitmanagement“ versteht man die alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen. Im Kurs werden dazu zwei Prinzipien erklärt, bei denen es im Wesentlichen um Priorisierung und Effizienzsteigerung geht:

  • Pareto Prinzip

  • Eisenhower Prinzip

Ad Pareto Prinzip:

 
Dieses Prinzip ist nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt und auch unter dem Namen „80/20 Regel“ bekannt. Vilfredo Pareto untersuchte die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen.

Das Pareto Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. Es besagt, dass viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von 20% erledigt werden können, sodass 80% aller Probleme gelöst werden. 80% der Ergebnisse können also mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit. Das Pareto Prinzip hilft dementsprechend bei der Priorisierung der Aufgaben, da nur ein kleiner Anteil der Aktivitäten wirklich wichtig ist und auf diese auch der Fokus gelegt werden sollte. Es hilft zudem, Arbeiten zu identifizieren, die aufgrund fehlender Effizienz aufgeschoben oder weggelassen werden können.

Natürlich gibt es beim Pareto Prinzip – wie bei allen Theorien und Prinzipien – Kritiker. Kritikpunkte sind beispielsweise, dass das Prinzip dazu verleite, Aufgaben nicht mehr komplett (sondern nur zu 80%) abzuschließen und dass es dennoch Aufgaben oder Projekte gebe, für die eine 80%-Erledigung nicht ausreichend sei.

Ebenso sind folgende Anwendungsfehler möglich:

Addition der Zahlen: Das Pareto-Prinzip sagt lediglich, dass 20 Prozent des Einsatzes für 80 Prozent des Ertrags verantwortlich sein können. Einsatz ist nicht Ertrag! Sind 100% notwendig oder erwünscht, müssen auch 100% eingesetzt werden.
Reduktion aller Aufgaben auf 20%: Beim Pareto Prinzip geht es darum, sich auf die effizienten 20% zu konzentrieren, um die Produktivität zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass die anderen 80% generell verzichtbar wären. Es gibt aber Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht zu den effektivsten Einsätzen gehören, wie z.B. E-Mails schreiben und beantworten.
Das Pareto Prinzip ist keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit: Um aus 20% der Arbeit 80% der Leistung zu generieren, muss diese Zeit konzentriert, planvoll und effizient genützt werden.

Ad Eisenhower Prinzip:

 
Dieses Prinzip ist nach dem ehemaligen amerikanischen Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, da dieser es auch selbst angewendet haben soll. Im Wesentlichen geht es darum, anstehende Aufgaben in 4 unterschiedliche Gruppen einzuteilen und so eine Priorisierung sowie Entscheidungsgrundlage für die Aufgabendelegation zu entwickeln.

Die Einteilung in die 4 Gruppen erfolgt nach den Kriterien „Wichtigkeit“ (wichtig/nicht wichtig) und „Dringlichkeit“ (dringlich/nicht dringlich). Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn sie zu einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft abläuft. Wenn es nicht entscheidend ist, wann die Aufgabe erledigt wird, ist sie nicht dringlich.

  • Wichtig und dringend (A-Aufgaben): Diese Aufgaben sind von höchstem Wert für die Zielerreichung und sollen sofort und (meist vom Projektleiter) selbst erledigt werden.
  • Wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben): Auch diese Aufgaben sind für die Zielerreichung unerlässlich und sollen (vom Projektleiter) selbst in Angriff genommen werden. Die Erledigung ist allerdings nicht an eine Deadline in der nahen Zukunft gebunden und können so zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
  • Dringend, aber nicht wichtig (C-Aufgaben):
    Diese Aufgaben müssen zeitnah bearbeitet werden, können allerdings aufgrund der „Unwichtigkeit“ an einen Mitarbeiter oder Kollegen delegiert werden.
  • Weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben): Aufgaben, die für die Zielerreichung nicht wichtig sind und zeitlich unabhängig erledigt werden können, haben den geringsten Stellenwert. Diese Aufgaben können im Zweifel auch unerledigt bleiben.

Wie beim Pareto Prinzip gibt es auch zum Eisenhower Prinzip kritische Stimmen, die besagen, dass gutes Zeitmanagement eigentlich verhindern sollte, dass sich dringende Aufgaben in den Vordergrund schieben. Grundlage der Kritik ist die Annahme, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Ein weiterer Einwand ist die Frage, nach der eigenen Definition von „wichtig“ und „dringend“- denn dabei hilft das Eisenhower Prinzip nicht.

Im Nachrichtenforum wird das Zeitmanagement und in diesem Zusammenhang diese (und andere) Prinzipien vielfach diskutiert. Unter anderem auch die Übertragung und Anwendung im Privatleben. Dazu möchte ich noch einen abschließenden Gedanken teilen, den ich auch im Nachrichtenforum gepostet habe: Wenn man soweit kommt, die 80% und 20% festzulegen, dann hat man schon viel geschafft, steht jedoch noch vor der Umsetzung, die gerade für Perfektionisten oft nicht leicht ist. Obwohl ich mich immer öfter „zwinge“ das Prinzip anzuwenden, merke ich doch, dass ich mir bei der Umsetzung manchmal schwer tue bzw. während der Umsetzung auf die Priorisierung „vergesse“ und mich ständig selbst daran erinnern muss, dass 80% auch reichen – für den Großteil der Aufgaben. Deshalb bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die bloße Kenntnis des Prinzip und die Absicht es anzuwenden nur der halbe Weg sind.

Quellenverzeichnis für diesen Blogbeitrag:

am 22.03.2022 von Anonym erstellt