4 Tipps, um mehr aus Ihrer Zeit zu holen

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie Sie Ihre begrenzte Zeit bestmöglich nutzen können? Jeder von uns kennt es, die To-do-Liste ist lange, zu lange. Das Abarbeiten erfordert gerade einiges an Mehrstunden und Nerven. Natürlich kann ich Ihnen die Arbeit nicht abnehmen oder Ihnen mehr Zeit schenken, aber ich kann Ihnen folgende 4 Tipps nennen. Sie können Ihnen dabei helfen das Beste aus Ihrer Zeit zu holen und Ihre Produktivität zu erhöhen.

  1. Tagesplanung
  2. Kein Multitasking
  3. Pareto-Prinzip
  4. Pomodoro-Technik

 

Ich selbst durfte diesen Methoden in dem Lehrgang “Projekt- und Zeitmanagement“ bei Herrn Hon.-Prof. Univ.-Doz. Mag. Dr. Claus Ebster, MBA, MSc erlenen und möchte nun auf diese etwas genauer eingehen.

Tagesplanung

Wieder ein neuer Arbeitstag und es muss einiges erledigt werden. Mit Merkliste, Checkliste und Terminplaner wird’s schon besser werden.

Auf der Merkliste notieren Sie den ganzen Tag über alles, was Ihnen gerade in den Sinn kommt, um was Sie gebeten werden, was Sie noch erledigen wollen oder auch wen Sie zurückrufen müssen.

In der Checkliste sind nur jene Aufgaben angeführt, die an dem jeweiligen Tag zu erledigen sind. Diese Liste sollte im Gegensatz zur Merkliste nach Prioritäten geordnet sein, die Wichtigsten ein oder zwei Aufgaben zuerst. Ein Häkchen zu setzten, fühlt sich für uns alle gut an!

Der Terminplan hilft Ihnen Ihre Tagestermine im Überblick zu behalten. Zeitfenster für wichtige Aufgaben dürfen aber ebenso wie Kundentermine in den Terminplan.

Kein Multitasking

Etwas was wir uns alle wünschen würde, viele Dinge gleichzeitig erledigen. Wie oft haben wir schon gehört: „Na schon einmal was von Multitasking gehört?“. Zukünftig sagen Sie bitte: „Ja, neuen Studien zu folge funktioniert das nicht!“.

Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu absolvieren, bedeutet weniger Produktivität und mehr Fehler. Klar können wir zur gleichen Zeit einige Tätigkeiten durchführen, doch das menschliche Gehirn kann immer nur eine Aufgabe fokussiert ausführen.

Es lässt sich oft nicht vermeiden und wir sind gezwungen uns um mehreres gleichzeitig zu kümmern. Machen wir uns aber bewusst, dass es sich auszahlt, wenn wir uns nur auf eine Sache konzentrieren.

Pareto-Prinzip

Auch 80-20-Regel genannt und entdeckt von Vilfredo Pareto. Er hat festgestellt, dass wir mit 20 % unserer Aktivität bereits 80 % unseres Erfolges bzw. Wertschöpfung erreichen. Wenn wir also eine Liste mit 10 Aufgaben haben, dann sind nach dem Pareto-Prinzip zumindest zwei Aufgaben wesentlich mehr wert als die anderen acht zusammen.

Also wozu immer 100 % geben, wenn auch 20 % schon ausreichen.

Pomodoro-Technik

Abstoppen und Pausieren ist das Erfolgsrezept, erfunden von dem Italiener Francesco Cirillo. Diese Methode hilft uns eine kurze Zeit, um genau zu sein 25 Minuten, vollkommen bei der Sache zu bleiben. Der Trick ist es einen Timer zu stellen und sich in diesen 25 Minuten von nichts ablenken zu lassen. Anschließend haben Sie sich 5 Minuten Pause verdient.

Dieses Spiel können Sie wiederholen, aber nicht endlos wiederholen. Nach der 4. Einheit sollten Sie sich eine etwas längere Pause von 15-30 Minuten gönnen. Dadurch erlangen Sie ein wenig Abstand, können durchatmen, um dann wieder neu durchzustarten. Um sich selbst zu motivieren, notieren Sie sich die bereits geschafften 25 Minuten-Einheiten!

Im Übrigen, für das Stoppen der Zeit hat Herr Cirillo damals einen Tomatentimer verwendet. Im italienischen heißt Tomate “un pomodoro“, daher auch der Name.

Fazit

Ein erfolgreiches Zeitmanagement braucht klar formulierte Ziele und Prioritäten. Es ist wichtig zu wissen, was wir erledigen müssen, wann wir das erledigt haben sollten und wie wir das bestmöglich umsetzten können.

Um unsere Produktivität zu steigern, sollten wir unsere Aufgaben visualisieren, so oft es uns gelingt uns immer nur auf eine Tätigkeit konzentrieren und uns Zeitfenster schaffen, in denen wir uns ganz einer Sache widmen. Außerdem reichen oft schon 20 % unserer Leistung aus, um einen Großteil des erwünschten Erfolges zu erzielen.

Es gibt keinen einzig wahren Weg Zeit zu managen und es wird Ihnen auch nicht gelingen das Beste aus jeder einzelnen Minute zu holen. Ich hoffe Sie konnten sich aus diesen 4 Methoden aber zumindest neue Erkenntnisse mitnehmen, um das Beste aus jeder zweiten Minute zu holen.

am 29.06.2022 von Livia Burger erstellt